Microsoft OneNote è ottimo per prendere, archiviare e sincronizzare note tra i tuoi dispositivi. Indipendentemente dal modo in cui utilizzi l’app, è probabile che alcune delle tue note contengano informazioni personali che non desideri che altri vedano o conoscano.
I dati potrebbero includere numeri di conto, dettagli di contatto, indirizzi, dati finanziari, diari personali o altro. OneNote ha una funzionalità integrata per mantenere private le tue informazioni personali. Ti mostreremo come proteggere con password le tue note in OneNote su tutti i tuoi dispositivi.
Alcune note sulle password della sezione di OneNote
La funzionalità di “protezione con password” è stata vista per la prima volta in Microsoft OneNote 2010. Se seguiamo lo sviluppo in tecnologia di cifratura e crittografia della suite Office la versione 2007 includeva lo standard di settore AES-128 per la crittografia.
In Office 2010, Microsoft ha continuato con lo stesso schema di crittografia ma ha aumentato il numero di iterazioni hash (SHA-1). E in Office 2013, Microsoft ha utilizzato algoritmi di hashing AES-256 e SHA-512. Tenendo presente questa sequenza temporale, ora sappiamo che la funzione di “protezione con password” utilizza la crittografia AES.
Puoi aggiungere password solo alle sezioni e non alle singole note. Per caso, se dimentichi la password, perderai l’accesso alle note in quella sezione. Accertati quindi di scegliere una password complessa. Inoltre, ricorda che le password in OneNote fanno distinzione tra maiuscole e minuscole.
Le sezioni protette da password non sono incluse nelle ricerche delle note. Se vuoi cercare testo o tag, sblocca la sezione e procedi.
Proteggi con password una sezione in OneNote 2016 o versioni successive
Per proteggere con password una sezione, apri il taccuino che contiene la sezione che desideri proteggere. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda della sezione e selezionare Proteggi con password questa sezione. Nel riquadro Protezione password a destra, fare clic su Imposta password.
Nella finestra di dialogo Protezione con password, immetti la password desiderata nel campo Inserisci password e Conferma password. Quindi, fare clic su OK.
Non dovrai applicare la stessa password a una sezione su ogni dispositivo. Le modifiche si propagheranno automaticamente in pochi minuti o ore.
Blocca e sblocca sezioni protette da password
Quando applichi una password a una sezione, la sezione non viene bloccata immediatamente. Per impostazione predefinita, le sezioni protette da password vengono bloccate dopo cinque minuti. Questa volta è configurabile e ti mostreremo come farlo in seguito.
Per bloccare una sezione, apri la protezione con password per quella sezione e fai clic su Blocca tutto o premi Ctrl + Alt + L. Questo blocca tutte le sezioni sbloccate in una frazione di secondo.
Le sezioni bloccate visualizzano un messaggio che dice “Questa sezione è protetta da password”. Per sbloccare la sezione, fai clic sulla pagina della sezione o premi Invio. Nella finestra di dialogo che appare, digita la tua password e fai clic su OK.
Modifica la password della sezione protetta
Per modificare la password di una sezione, sbloccheremo prima la sezione come descritto sopra. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda della sezione e scegli Proteggi con password questa sezione.
Quindi, apri il riquadro Protezione con password e fai clic su Modifica password. Nella finestra di dialogo, digita la password corrente nel campo Vecchia password. Immetti la nuova password nel campo Inserisci nuova password e di nuovo nel campo Conferma password. Fai clic su OK.
Rimuovere la password di una sezione protetta
Se non hai più bisogno di proteggere una sezione, puoi rimuovere la password. Prima di farlo, assicurati di non avere alcun dato personale in quella sezione.
Apri la sezione che desideri rimuovere dalla protezione, quindi apri il riquadro Protezione password. Fai clic su Rimuovi password. Nella finestra di dialogo, digita la password e fai clic su OK.
Configura le opzioni di protezione con password
Come abbiamo discusso in precedenza, le sezioni sbloccate si bloccheranno dopo che non ci hai lavorato per cinque minuti. OneNote dispone di opzioni integrate per configurare il limite di tempo.
Apri il riquadro Protezione password e fai clic sul collegamento Opzioni password nella parte inferiore del riquadro.
Oppure, vai su File > Opzioni e fai clic sulla scheda Avanzate. Quindi, scorri verso il basso per vedere la sezione Password.
Per bloccare una sezione dopo un periodo di tempo specificato, seleziona Blocca sezioni protette da password dopo che non hai lavorato in esse per il seguente periodo di tempo, quindi seleziona l’ora dal menu a discesa.
Per bloccare automaticamente una sezione mentre si passa a un’altra pagina, sezione o blocco appunti, basta controllare Blocca sezioni protette da password non appena esci da esse. Per impostazione predefinita, tutti i componenti aggiuntivi installati non dispongono dell’autorizzazione per accedere alla sezione protetta da password.
Se utilizzi un componente aggiuntivo, seleziona Abilita programmi aggiuntivi per accedere alle sezioni protette da password quando sono sbloccate. Fai clic su OK e riavvia OneNote per applicare le modifiche.
Proteggi con password una sezione in OneNote per Windows e Mac
Non c’è praticamente alcuna differenza nella procedura per aggiungere, modificare o rimuovere la password di una sezione. Vedrai un’icona di blocco/sblocco prominente per controllare lo stato di una sezione. Inoltre, non è possibile configurare il limite di tempo per tali sezioni.
Proteggi con password una sezione in OneNote per iPad
Su iPad, tieni premuta la sezione che desideri proteggere. Apparirà un segno di spunta proprio accanto al nome della sezione. Nella parte inferiore dell’elenco delle sezioni, appariranno quattro icone.
Tocca l’icona del lucchetto, quindi tocca Proteggi questa sezione.
Nella finestra di dialogo Protezione con password, digita la password nel campo Password e verifica. Quindi, tocca Fine.
Allo stesso modo, puoi modificare o rimuovere la password. Se modifichi la password per una sezione esistente sull’iPad, assicurati di sincronizzare le modifiche manualmente.
In futuro, potrai sbloccare la sezione con Touch ID. Devi solo configurarlo una volta.
Proteggi con password una sezione in OneNote per Android
Su Android, tieni premuta la sezione che desideri proteggere. Apparirà un elenco puntato proprio accanto al nome della sezione. Quindi, tocca il pulsante Altro e di nuovo tocca Proteggi sezione. È possibile impostare un’impronta digitale per sbloccare la sezione senza digitare la password.
Funzionalità poco conosciute di OneNote che adorerai
La funzione di protezione con password mantiene le tue note al sicuro ed è facile da usare. Indipendentemente dal fatto che utilizzi OneNote per la scuola o per il lavoro, puoi applicare password a un numero qualsiasi di sezioni del blocco appunti. Assicurati di mantenere quella password al sicuro in un gestore di password.
Ci sono molte altre piccole funzionalità di OneNote che possono fare miracoli nel flusso di lavoro quotidiano. Ad esempio, note adesive, modelli di pagina, collegamenti, tag personalizzati e altro ancora.