Come pianificare una riunione su Zoom

Tra tutte le applicazioni per effettuare videochiamate o conferenze, Zoom si è fatto spazio negli ultimi anni, diventando uno strumento per la formazione a distanza, il telelavoro, alcuni eventi virtuali e gli incontri con gli amici.

È probabile che il tuo interesse per Zoom sia legato al telelavoro, perché è un modello che è stato forte in molte aziende. Saper programmare una riunione su Zoom è diventata una necessità.

Si consiglia di avere una certa esperienza in materia, poiché non si sa in quale giorno dovrà essere organizzato un incontro. Quando sei un utente o un amministratore con un piano di base all’interno di Zoom, puoi invitare un massimo di 100 persone in ogni riunione.

Se ci sono tre o più persone, la riunione terminerà dopo 40 minuti (se non bastasse, la durata può essere estesa con apposita licenza). Tenendo presente quanto sopra, spiegheremo ora come pianificare un incontro su Zoom.

Scarica l’app Zoom su Android

Qualsiasi dispositivo con Android versione 5.0 o successiva può installare l’ultima versione di Zoom dal Play Store. Non occupa tanto spazio quando scaricato come altre applicazioni.

Se non hai un account su questa piattaforma, puoi accedere con Google. Al termine della registrazione, potrai accedere con Google sia dall’app mobile che dalla versione di Zoom su un altro sistema operativo.

Versione gratuita e licenze Zoom

Come accennato in precedenza: se la riunione che stai eseguendo ha tre o più utenti, terminerà automaticamente dopo circa 40 minuti (se l’amministratore non l’ha terminata prima). Almeno se il tuo account è gratuito, senza alcuna licenza o plug-in.

Per aggirare questo problema, Zoom consente a un amministratore del team di assegnare le licenze a un utente. Questi possono variare da 15 a 50 euro al mese, a seconda di ciò che ognuno offre.

Ad esempio, con una licenza “Large Meetings”, il limite di 100 utenti può essere aumentato a 500 o 1000 quando si pianifica una riunione.

Una licenza Zoom Pro può tornare utile anche quando abbiamo bisogno di correttori per sale conferenze e altri componenti aggiuntivi per riunioni: come la registrazione e il salvataggio su cloud, funzionalità speciali per webinar, conferenze, più spazio di archiviazione per la condivisione di file, ecc.

Per ulteriori informazioni puoi leggere cos’è e come funziona Zoom.

Come pianificare una riunione su Zoom

Solo gli amministratori possono pianificare una riunione su Zoom, quindi assicurati che tutto proceda la prima volta. Se le persone che intendi invitare hanno orari diversi, prova a tenere la riunione in un momento in cui tutte o la maggior parte delle persone possono partecipare.

Pianificheremo una riunione da due dispositivi diversi: prima utilizzeremo l’app Android e poi la versione web di Zoom, per chi preferisce utilizzare l’app mobile solo per partecipare alle riunioni:

Come pianificare una riunione Zoom da Android

1. Apri l’app Zoom e accedi al tuo account.
2. Nella schermata principale “Riunione e chat”, tocca un pulsante dell’icona del calendario che dice “Programma” sul carosello sopra.
3. Nella nuova schermata, indicare l’argomento della riunione, la data e l’ora di inizio. Quindi ti chiederà l’orario approssimativo dell’incontro. Senza patente il massimo è di 40 minuti. È inoltre necessario selezionare quale fuso orario verrà preso in considerazione. Puoi usare l'”ora universale”, cioè UTC (prima di scegliere il fuso orario, devi discuterne con le persone che parteciperanno alla riunione).
4. Nell’app Android c’è la possibilità di utilizzare il tuo ID personale come ID di questo incontro. Ti consiglio di disattivare questa opzione, quindi verrà generato un nuovo ID per ogni riunione.
5. È possibile personalizzare il codice di accesso alla riunione e abilitare la sala d’attesa, di default è disabilitata. Una volta attivato, l’amministratore deve consentire loro l’accesso manualmente (durante la riunione).
6. Nelle opzioni avanzate puoi attivarne una per registrare la riunione in locale. Queste sono opzioni più secondarie che potrebbero esserti utili o meno.
7. Salva il programma per questa riunione. Andrai su una schermata con le informazioni della riunione che hai appena programmato, ricordati di avere a portata di mano l’ID e il codice di accesso, devi inviarli ai partecipanti.
8. Quando è il momento, vai alla schermata della riunione e cerca l’argomento in questione. Tocca “Inizia” e attendi che tutti entrino.

Come pianificare una riunione su Zoom dal computer

1. Apri la pagina di zoom.us nel tuo browser preferito e accedi all’account precedentemente registrato. Questo processo è anche molto simile se hai l’app desktop Zoom.
2. Nel pannello di sinistra, seleziona “Riunioni” e premi il pulsante “Programma riunione”, che si trova sul lato destro.
3. Nella nuova pagina, indicare l’argomento dell’incontro, la data, l’ora di inizio e la durata prevista. Senza una licenza, Zoom ti dirà che il massimo è di 40 minuti. È inoltre necessario selezionare quale fuso orario verrà preso in considerazione. Puoi usare l'”ora universale”, cioè UTC (prima di scegliere il fuso orario, devi discuterne con le persone che parteciperanno alla riunione).
4. Ci sono due opzioni che potrebbero interessarti: Meeting ID (in seguito potrai condividerlo con gli ospiti) e Security. Quest’ultimo serve ad impedire l’accesso diretto alle persone con ID riunione e password; se abilitato, l’ospite o l’amministratore deve consentire loro l’accesso manualmente (durante la riunione).
5. Puoi anche disattivare automaticamente l’audio delle persone che si uniscono, registrare la riunione in locale, ecc. Queste sono opzioni più secondarie.
6. Salva il programma per questa riunione. Verrai trasferito in una pagina con le informazioni dell’incontro che hai appena programmato, ricordati di avere a portata di mano l’ID e il codice di accesso, devono essere inviati ai partecipanti.
7. Quando è il momento, vai alla pagina delle riunioni e cerca l’argomento in questione. Premi il pulsante “Start” e attendi che tutti entrino.