Se fai parte di un team che sta lavorando su un progetto o che gestisce persino il team stesso, sarà piuttosto semplice riconoscere i vantaggi dell’uso di un diagramma di Gantt per visualizzare i progressi e organizzare il carico di lavoro.
Ma il processo di creazione di uno di questi grafici potrebbe non essere altrettanto ovvio. Sebbene abbiano il loro utilizzo, i diagrammi di Gantt possono risultare piuttosto controintuitivi, specialmente se non si è troppo familiari con i fogli di calcolo.
In questo articolo, esploreremo cos’è un diagramma di Gantt, perché è utile e spiegheremo in modo semplice come crearne uno in Excel.
Cosa sono i diagrammi di Gantt e a cosa servono?
I diagrammi di Gantt sono un modo comodo e facile da seguire per visualizzare le attività coinvolte in un progetto, compreso come si relazionano tra loro, si sovrappongono e quando iniziano e finiscono.
Sono stati sviluppati molto tempo fa, negli anni ’90 del 1800, da un ingegnere chiamato Karol Adamiecki. Tuttavia, 15 anni dopo, Henry Gantt ha ideato la propria versione, che è diventata più popolare e il nome si è consolidato.
Tenere d’occhio il proprio progetto è fondamentale per il suo successo complessivo. È facile perdere una scadenza, dimenticare un’attività o avviarne una troppo tardi, soprattutto se molte persone collaborano insieme sullo stesso progetto.
L’ultima cosa che vuoi è che la tua produttività ne risenta. Uno dei modi migliori per mantenere il tuo progetto organizzato e in corso è utilizzare un diagramma di Gantt.
In termini semplici, le attività coinvolte sono elencate lungo l’asse verticale a sinistra del grafico, mentre la durata di ciascuna attività è elencata lungo l’asse orizzontale in alto.
In sostanza, un diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre, quindi ogni attività è rappresentata da una barra orizzontale.
Come creare un diagramma di Gantt in Excel
Utilizzando un diagramma di Gantt, puoi vedere rapidamente tutte le attività all’interno di un progetto, quando iniziano e finiscono e quanto si sovrappongono tra di loro. Quindi, senza ulteriori indugi, vediamo come crearne uno.
Passo 1: apri Excel e inserisci i dati
Il primo passo è aprire Excel e inserire e formattare i tuoi dati.
Il modo più semplice per farlo è elencare tutte le tue attività in una colonna, le date di inizio in una seconda colonna successiva e le durate in una terza e ultima colonna.
È più semplice in questo punto inserire le date di inizio come valori numerici, ad esempio, 0 per la prima data, 6 per la quinta data e così via.
Passo 2: evidenzia i tuoi dati
Successivamente, devi evidenziare i tuoi dati, iniziando con la colonna delle attività (inclusa l’intestazione) e terminando con l’ultima cella nella colonna delle durate.
Passo 3: crea un grafico a barre sovrapposte
Dopo di che, fai clic sulla scheda “Inserisci” nella parte superiore, quindi vai alla sezione dei grafici. Fai clic sulla freccia a discesa per visualizzare più opzioni e seleziona “Barre sovrapposte”.
Passo 4: inserisci il nome del tuo grafico
È una buona idea in questa fase scegliere un nome per il tuo grafico in modo che il suo scopo sia chiaro. Puoi farlo facendo doppio clic sul campo del titolo del tuo grafico e digitando il nome desiderato.
Passo 5: inverti l’ordine delle attività
Per impostazione predefinita, l’ordine delle attività sarà errato, con l’ultima attività che arriva per prima.
Per correggere questo, fai doppio clic sul tuo grafico per aprire la barra laterale di formattazione. Apri la scheda “Asse verticale” e spunta la casella per “Categorie in ordine inverso”. Questo inverterà le tue attività in modo che abbiano senso.
Passo 6: rimuovi la barra non necessaria
Abbiamo utilizzato un grafico a barre sovrapposte in modo che le proporzioni delle durate fossero corrette, ma in realtà non abbiamo bisogno di vedere le barre delle date di inizio, poiché questo complica solo le cose.
Per rimuoverle, fai doppio clic sulle barre per aprire la scheda “Serie ‘Data di inizio'”. Da qui, fai clic sul pulsante “Riempimento” e seleziona “Nessun riempimento” in fondo. Questo farà scomparire le barre.
Passo 7: scala il grafico alla data di fine
Il tuo grafico avrà probabilmente un asse orizzontale che è inutilmente lungo. Per correggere questo, fai doppio clic sull’asse orizzontale per aprire la scheda “Asse orizzontale”.
Successivamente, cambia il numero nel campo “Massimo” sotto la sezione “Limiti” con la tua ultima data numerica più la durata di questa attività. Nel nostro esempio, l’ultima attività ha una data di inizio 20 e una durata di 2, quindi abbiamo inserito 22 qui.
Questo accorcerà l’asse orizzontale in modo che il tempo di completamento dell’ultima attività si allinei alla fine dell’asse.
Passo 8: elimina la legenda per la chiarezza
Naturalmente, i grafici di Excel si popolano automaticamente con una legenda, rappresentante i titoli di ciascun asse.
Tuttavia, in realtà non ne abbiamo bisogno per capire di cosa si tratta il diagramma di Gantt, e rende solo il resto del grafico più piccolo. Per rimuovere la legenda, fai semplicemente doppio clic su di essa e premi i tasti cancella o indietro.
Passo 9: modifica i limiti minimi per visualizzare le date
L’ultimo passo è un po’ complicato, ma renderà il tuo grafico molto più facile da capire.
Come particolarità, Excel calcola la sua prima data come 0 gennaio 1900. Per cambiare la tua durata di inizio alla data corretta, devi calcolare quanto tempo è passato dalla prima data di Excel numericamente.
Per il nostro esempio, la data di inizio è il 2 luglio 2023, che è 45109 giorni dopo gennaio 0, 1900. Pertanto, inseriamo questo nel campo “Minimo” sotto la scheda “Limiti”, e questo cambierà il nostro asse orizzontale alle date corrette.
Poiché sai che il 2 luglio 2023 è uguale a 45109, dovresti essere in grado di regolare questo alla tua data in modo relativamente semplice, ad esempio, aggiungendo 365 per ogni anno o 30, 31, 28 o 29, a seconda del mese.
Dopo di che, aggiungi semplicemente i giorni rimanenti per arrivare al giorno corretto del mese. Va notato che non è necessario cambiare il limite massimo in questa fase, poiché è già correttamente proporzionato rispetto al limite minimo.
Prima di concludere
Per riassumere, la creazione di un diagramma di Gantt in Excel è un processo relativamente semplice, una volta che si conoscono i passaggi da seguire. È fondamentale organizzare correttamente i dati, nonché scegliere il tipo di grafico a barre sovrapposte.
Rimuovendo elementi non necessari, ovvero la legenda e la barra della data di inizio, e formattando le date, puoi facilmente visualizzare il tuo progetto in un colpo d’occhio.
Utilizzare i diagrammi di Gantt è un ottimo modo per monitorare la durata delle attività nel tuo progetto, come si sovrappongono l’una con l’altra e quando il progetto complessivo viene completato.
Puoi aggiornare le tue durate man mano che il tempo passa, oltre a aggiungere nuove attività quando ne hai bisogno. Capire come creare diagrammi di Gantt in Excel ti aiuterà a mantenere i tuoi progetti organizzati e a far collaborare efficacemente i tuoi team.
Domande frequenti
Come posso creare un diagramma di Gantt in Excel?
Per creare un diagramma di Gantt, devi inserire le tue attività in una colonna, le date di inizio in un’altra e le durate in una terza colonna. Quindi, evidenzia questi campi e crea un grafico a barre sovrapposte.
Dopo di ciò, rimuovi le barre delle date di inizio, scegli un titolo per il tuo grafico e regola i limiti minimi e massimi dell’asse orizzontale per riflettere con precisione le date di inizio e fine delle tue attività e del progetto.
Come posso cambiare la timeline del mio diagramma di Gantt?
Puoi cambiare le impostazioni dell’asse per regolare le unità di tempo utilizzate nel tuo grafico. Un modo per farlo è cambiare il limite minimo per riflettere la data di inizio della tua prima attività, come un valore numerico che si verifica dopo 0 gennaio 1900.
Come posso personalizzare l’aspetto di un diagramma di Gantt?
Puoi cambiare lo spessore e il colore delle barre, cambiare i titoli dei tuoi assi, aggiungere o rimuovere le griglie e aggiungere pietre miliari e etichette a ciascuna barra.
Posso aggiornare un diagramma di Gantt man mano che un progetto progredisce?
Sì, puoi regolare la colonna delle durate per cambiare le durate delle attività, aggiungere attività aggiuntive alla colonna delle attività man mano che emergono o persino rimuovere attività che non ti servono.
È una buona idea monitorare regolarmente il progresso del tuo progetto e verificare l’accuratezza del tuo grafico comunicando con il tuo team.
Posso utilizzare un diagramma di Gantt per gestire diversi progetti?
Sì, tecnicamente, puoi utilizzare un solo grafico per diversi progetti, anche se la formattazione è più complicata. Puoi farlo inserendo i tuoi dati in fogli separati e combinando i dati in un’unica gamma di dati.
Tuttavia, ciò potrebbe essere visivamente complesso, quindi potrebbe essere meglio creare grafici separati in modo da non confondere i tuoi progetti e le tue attività.
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